我们在办会议的时候，经常会遇到各种各样的突发情况，而这些突发情况会常常会给我们会务人员造成被动，如果会务人员不能及时的从容应对，势必造成现场慌乱和出现差错，影响会议的效果。那出现突发情况，我们应该怎样避免和应对呢?小编在这里给您支一招！
一、树立应变意识，制定多种方案。
在会议的执行中，我们要不断的完善和准备预备方案，防止出现“万一”。能成功应对会议的各种突发情况，靠的是会务人员对会务工作的缜密考虑。每次接到会议后，要根据会议内容、主题、会议的时间长短以及人员的多少，明确会议的要求，制定详细的会务工作方案。如会后还有旅游行程，则要求会务人员提前踩线、跟景区反复沟通，以确保会后旅游出现的突发情况能得以完美的解决。
二、做好各种准备，提高应变能力。
通常接待的大型的、规模大、人员多的会议，不可预期的因素也会很多，往往容易在细节上出现差错。会务人员必须做好突发情况的应对准备，在会议执行中，我们积累了以下四点经验：
1.名牌备份。经常会遇到出席会议的领导在会前发生变化，这是一个比较挠头的问题。在会议服务中会务人员必须要在会前仔细核对出席的领导是否有变。会前10分钟还没到场的，及时和会务组取得联系，予以提醒，落实情况。同时，制作多套领导名牌，以便对会前临时变更的领导席牌能及时更换。
2.材料备份。每次会议材料定稿之后，除了提前送交有关领导和会务组的同时，会务人员必须另外备好一份讲话稿和会议材料。以防发生出席领导因特殊情况忘带材料的状况，而及时提供。
3.会前检查。各项会议工作准备就绪后，会务人员要在会前对会场布置、喷绘摆放、材料分发和话筒音响等各个环节逐一进行查验。保证会议开始后不出现任何差错。
4.及时汇报。我们在策划会议开始，需反复确认参加会议单位的参会人员名单，确认参会的主要领导能否参加，以便及时调整参会人员的名牌和会议时间。
三、加强沟通协调，确保信息畅通
1.加强沟通。我们除了印发会务执行方案，明确各个会务执行人员的职责外，还需印发会务人员详细分工及联络表，便于会务组和会务服务人员互相沟通、了解情况。
2.注重衔接。在接待会议的执行中，一定要注重加强各小组的工作衔接。及时召开会务各组的对接小会，分析执行当中可能存在的问题。在会议执行中发生状况和变化时，及时向跟各组负责人通报，保证信息畅通。
