在会议召开前要充分的了解所租赁的会议场馆的实际使用情况，并对其功能区域进行划分，这样才能不致使用空间造成浪费，同时把这些区域的功能发挥到最大，让会议的举办更加圆满。
举办会议活动时，主办方很大的一项支出就是会议场馆的租赁。因此在会议召开前就要充分的了解所租赁的会议场馆的实际使用情况，并对其功能区域进行划分，这样才能不致使用空间造成浪费，同时把这些区域的功能发挥到最大，让会议的举办更加圆满。
1.视听设备控制区域
一个现代化和智能化的会议系统通常包括计算机网络系统、综合布线系统、多媒体教学系统、多功能电子会议系统、大屏幕投影系统、数字会议及同声传译系统、视听会议系统、专业监控系统及中央集成控制系统等视讯技术，这样的会议系统不仅可用于召开现场会议，还能召开远程会议。有专门的技术人员负责此区域，控制整个会场的视听设备的控制，并指挥人员进行操作。
2.同声传译室
同声传译一般用于国际性会议，当有多国代表参加会议，但没有通用的语种时需要用到同声传译。同声传译需增设音频媒体接口机，有了它就可以把外部的模拟设备(如广播和录音用的设备)接到DCN系统。同时还需提供耳机或向会议代表提供公共广播。
3.VIP贵宾室
VIP贵宾室也就是嘉宾休息室，是嘉宾在会议前、会议中和会议后的休息场所。嘉宾休息室也需要用心布置，可以简单，也可以豪华。但是一般也需要配备鲜花，专职服务人员，并需要为嘉宾提供饮料、水果或茶点等；另外，为给嘉宾提供宁静和轻松的环境，可播放一些舒缓的音乐或摆放一些休闲的报纸、杂志。