人们对同一个展览会往往褒贬不一。为什么?这与不同的受众对象对展览功能的认识有关。
提起展览会，人们自然会想到，为什么要举办这个展览，举办这个展览将有何种结果?当人们对展览功能与作用的认识不一致时，势必导致对展览会评价的不同;反之，如果对展览的作用认识清楚了，对其的评价自然也就非常容易达到统一了。
对展览功能的研究，不只是为了从表面上评价展览，更重要的是它有助于确立科学的展览评估体系，进而在更深层次上评估展览的价值。这种评估对规范展览市场秩序，引导参展商和客商有选择地参加展会，提高展会效果，具有重要意义。需要指出的是，展览评估体系的建立，是以展览功能被确认为前提的。没有对展览功能的科学认识，就不可能建立科学的展览评估体系。
展览的功能可以从直接与间接两个方面考察。直接功能指展览直接达到的主要效果，如商业展览中所获得的订单，投资贸易洽谈类展览所获得的投资协议等。间接功能是指展览会的衍生功能，如提高城市的知名度，促进城市建设与管理的改进，促进城市旅游的发展和商业的繁荣等。展览的直接功能，是相对于某一或某类展览而言;展览的间接功能，很大程度上是相对展览的一般特性而言，是一系列展览的共同结果。当然，由于不同展览会的档次差别，展览功能所发挥的作用是不同的。评估展览对一个城市的作用时，对间接功能的研究与把握是十分必要的。但是，对某一个展览或某一类展览而言，人们关心的主要是展览的直接功能。本文主要探讨展览的直接功能。
展览会品种繁多，但其一个共同的特点是：信息高度集中。这一共同的特点，也决定了展览会因此而形成了一些共同的功能。例如，作为参展者，都可以借助于展览这一形式，展示“展的”形象。所谓“展的”，是指展览的组织者和参展者所要展示的物品及其所包含的内容，包括科学技术知识、社会经济发展成果、人物先进事迹、各种各样的商品等。虽然展览有这些共性，但不同类型的展览有不同的功能，组成不同的功能体系。在不同的功能体系里，各个功能的地位或作用也是不同的;即使是同一个展览，在不同的历史时期，展览功能在其体系中的地位也不一样。
从研究展览功能这一角度出发，可以把各色各样的展览分成两大类：一类是与思想或意识有关的教育性展览，一类是中介性展览。前者主要是经济建设成就类展览、人物先进事迹展览、专项整治类展览(如反腐展览、扫黄打黑展览等)、科普类展览、欣赏性书画展览等。后者主要是商业性展览，如贸易展、投资贸易洽谈类展览等，其主要特点是，在参展商与客商之间架起一座沟通的桥梁。贸易展会与投资贸易洽谈类展会虽然都是经济类展览，但展览功能也不是完全一样的，因而需要分别研究。
商业性展览中，分量最大的是贸易展。贸易展的“展的”，是作为转让的有形商品和无形商品，前者小的如铅笔、玩具，大的如飞机、船舶，后者如专利等。目前，以有形商品的展示与转让为主，但无形商品的展示与转让亦有上升趋势。
贸易展的主办者多为各种类型的商会、协会，或者是与其有千丝万缕联系的展览公司。在中国，政府或政府有关部门也经常介入这类展会。如果说教育性展览的主办者，是想通过举办展览强化某种观念、道德或艺术价值，那么贸易展的主办者，则主要是想通过举办展览，搭建一个平台，供参展商和观众(采购商与消费者)彼此见面，洽谈生意。主办者的中介角色是明显的。主办者的这一身份，直接影响了展览的功能。
1、汇聚商品信息，为展商和采购商提供相互认识、相互洽谈并实现交易的平台;
2、参展企业展示公司形象，开展综合公关，为企业发展创造良好的社会氛围;
3、参展商推介商品，扩大影响，开辟潜在市场;
4、参展商之间，参展商与采购商之间，研究机构与参展商、采购商相互之间交流信息，推动市场与经济的发展。
以上功能形成了一个功能体系，适用于所有的贸易展。其中第一个功能是最基本的功能，其它的功能则从属于基本功能，为基本功能服务。贸易投资洽谈类展会是另外一类商业展，其“展的”不是一般的商品，而是招商引资项目，是当地的投资环境等。贸易投资洽谈类展会的功能是什么?笔者以投洽会为例加以分析说明。
第一，创造条件，使引资方业主与投资商有彼此认识、彼此了解的机会，探讨投资(贸易)合作的意愿、条件等等。有人形象地把投洽会喻为婚姻介绍所。投洽会作为一种投资的中介活动，不能包办、替代投资商做决策，主办者的责任是提供良好的服务，保证投资洽谈顺利进行。
第二，宣传中国及各地的投资环境，树立中国改革开放的形象。这里的投资环境是广义的，包括吸引外资的方针、政策、法规，优惠措施等，也包括基础设施方面的，如水、电、路、港口、机场等等，还包括各地的资源、市场情况等。
第三，开拓参展商与客商的视野，为更长久的合作打下基础。
第四，为某些地区、部门和大型企业展示自己的形象提供平台。
表面上看，这四种功能可以独立存在。而一旦把某一个功能作为实现的目标，就会使投资洽谈类展会显得异常的枯燥、苍白，从而非常大的减少其吸引力。因此，投资洽谈类展览的四种功能，是一个彼此相互联系的整体，它们相互补充，相互倚重，相互影响。其中第一种功能是基本的，第二、三、四种功能是辅助的，从属的，是为第一种功能的实现服务的。
另外还要看到，这四种功能，在不同的历史时期，其作用的权重是不一样的。例如第二种功能，在投资洽谈类展会的早期，权重可能会大些，但随着中国加入世贸组织，这个功能的权重会下降，在整体功能中的作用会弱化，但不会消失。因为中国的体制创新还远没有完成，方针、政策以及法规会不断调整。
这四种功能中，其实现的难易程度也是不同的。第三、四种功能的实现非常容易，只要没有政治障碍，第二种功能也是很容易实现的。难的是第一种功能的实现。如何把有投资意愿的客商请来，把项目的质量搞好，提高投资洽谈类展会的质量是关键。
贸易投资洽谈类展会的功能，已被越来越多的人看到了，并且正在认可这一现实。但还有相当多的人没有看到这一点。他们对投资洽谈类展会的期望值过高，好像只要参加一次投资洽谈类展会，就必须签订几个大项目，否则，就认为参加投洽会没有效果，就埋怨组委会。因此，需要加强对贸易投资洽谈类展会功能的宣传，以统一成员单位的认识，增加彼此协作，减少埋怨，共同办好投资洽谈类展会。