1、现场报到的工作人员必须熟悉会议后勤和会议相关工作的所有工作。每位工作人员都应该掌握该会场的设施方位图以及各负责人的联系方式，以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是必不可少的。
2、外向、活泼和乐于助人是一个接待人员必需的性格，分配的接待人员要充足，专门有一个负责调配的人员，擅于处理投诉，每个工作人员人手一张急救电话号码表。报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放。
3、为了避免参会者在酒店迷路，一定要在会场的各个地方准备足够的指示牌，把它们摆放在醒目的地方，以保证参会者能毫不费力地找到想去的地方。
