每一次活动不可能是由一个人完成的，前期要接触客户，中期要联系各种物料设备的人，后期还要善后维护。如何能让这么庞大的交接网一致协助你很好完成整个会议——那就是不断进行沟通。
一、会前沟通
会前沟通分为两部分。一是与各参展商进行展位及相关流程沟通， 二是与会场主要工作人员核对整个会场秩序等沟通。
在会展活动之前一定要召集各参展商开一次会，讨论会展现场的一些细节问题。展位摆放统一的标准，如何与会场工作人员有效配合，以及知道自己的权利和职责很好的与大家协调。维系会场整个流程的工作人员，会前培训是很有必要的。一定要确定每个工作人员对整个会展流程的熟知，对会场场地的了解。如场地保安，餐饮服务统一时间，遇到问题及时反馈。
二、现场沟通的工具
在会展活动现场进行的时候，必定会出现一些不受我们控制的事。打手机很可能会出现占线，没有听到或是没电等情况，无线对讲机就相对方便很多。在会展开始之前根据会场大小，参展工作人员多少申请相应对讲机。而且无线对讲机同时可以与多人联系，进行讨论并立即回复。
无线对讲机租金相对会贵一点，小型会展有点不太合适。这个时候就可以采用呼叫器，每个呼叫器有一个号码，有情况时拨打那个号码，被呼叫人的呼叫机就会响可以很快拨打回去。
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