很多大型会议活动在设计、布置、彩排和拆卸设备等过程当中，工作餐和休息、人工都可能会产生费用，我们的预算当中是否包括这些费用?跟客户签订合同时有没有把这些开支列入总账单?有没有其他的服务公司来安装设备?酒店的其他会议活动会不会影响他们的安装工作?那么，我们现在来探讨一下，大型会议活动当中出现这些问题该怎么处理和安排。
我们要不要支付安装工人的伙食费?就餐时间计不计入工时?工人伙食费是另外计费，还是含在客户当初签订的合同预算里?有些情况，我们是不必支付工人伙食费的，但要确认清楚。我们是否需要多交布场押金?酒店布场是不是需要另外交布场费。灯光、音响师们和搭建工作人员就餐的时间安排可能不同，确定有谁负责和监督所有的就餐事宜。
1、试听设备的搬进搬出，安装拆卸都要多久?
如果此次活动需要找两家服务公司来负责，一家负责舞台搭建，另一家负责视频音响，那么一定要保证他们清楚对方的日程安排和时间表，以避免冲突。最理想的情形是：负责舞台搭建的公司能够同时完成视频音响设备、灯光和舞台布景等工作。最好是能找到一家可以满足你所有的要求，提供成套服务的公司，问题出来了：要权衡全套服务和单独服务的价格。你可能只需要一个简易的舞台，而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或者你需要复杂的舞台却要求很简单的照明。了解一下，看看提供成套服务的公司是否拥有你需要的设备，或者是否可以根据你的需要租用设备。
2、视听设备的安装和拆卸是否有要求?
在所有负责安装的工作人员到达之前，需要进行什么安排?比如，会场的门高度够不够，安全出口要不要关闭以防止人来人往等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行?又比如，你需要为工作人员做哪些准备，以保证留给他们最多的工作时间?你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾出大厅和过道，你必须比他们先到场，为他们的到达做好准备工作。
还有什么额外开支需要列入预算?
提前想好所有可能发生的费用开销。比如，跟客户签订的合同当中，工人工资和酒店会场电费是定额收取还是根据实际使用量收取?同时，留出预算10%的预备金，实际的花费少于预算总比超过预算要好。
